5 dicas essenciais de como elaborar o Termo de Referência com excelência

O Termo de Referência é o documento que condensa as principais informações da fase interna da licitação e, por isso, deve ser construído com cuidado e atenção, já que seus dados servem de espelho para elaboração do edital e contrato administrativo.

Apresentamos, a seguir, algumas dicas para elaborar esse documento com excelência:

1 – Especificação do objeto

A especificação do objeto é um dos elementos mais sensíveis do TR. De acordo com a Súmula 177 do TCU “a definição precisa e suficiente do objeto licitado constitui regra indispensável da competição, até mesmo como pressuposto do postulado de igualdade entre os licitantes, do qual é subsidiário o princípio da publicidade, que envolve o conhecimento, pelos concorrentes potenciais das condições básicas da licitação, constituindo, na hipótese particular da licitação para compra, a quantidade demandada uma das especificações mínimas e essenciais à definição do objeto do pregão”. Dessa feita, o agente público deve  evitar descrições que deixem dúvidas para Administração e licitantes, bem como que sejam excessivas, irrelevantes e desnecessárias.

Ainda, com relação a esse momento, deve se buscar criar catálogos eletrônicos padronizando os objetos e especificações dentro da unidade administrativa. Aliás, esse procedimento está previsto no art. 5°, inciso XLIX, do Projeto de Lei n° 6.814/17, que trata da nova lei de licitações e contratos. Com o catálogo eletrônico é possível facilitar a elaboração da demanda e tornar mais célere o processo de contratação.

 

2 – Fundamentação adequada do pedido

Mais um ponto importante do TR diz respeito a necessidade de fundamentação adequada do pedido. Muitas vezes essa informação é esquecida ou desprezada, sendo comumente utilizada a expressão “atender ao interesse público”, como justificativa da contratação. É consabido que o setor responsável pelo pedido deve indicar, previamente, nos autos dos procedimentos licitatórios, os motivos e fundamentos da necessidade de realização do objeto das licitações. Assim, recomendamos que a unidade administrativa desnude as razões pelas quais o bem ou serviço deve ser contratado e se debruce na construção dessa informação.

 

3 – Prospecção de consumo

No caso de tratar de despesas rotineiras, uma boa prática de gestão é realizar a prospecção dos registros de consumo dos materiais ao longo de períodos de tempo determinados, demonstrando em que se pauta a demanda do órgão. Com efeito, há que se fazer sempre avaliação da adequação da demanda com a necessidade posta, a fim de evitar, o que comumente ocorre, que é a dissintonia entre a necessidade e o objeto, consubstanciando em desperdício para a unidade administrativa. Enfim, o setor responsável pelo pedido deve estampar os elementos que justificam a necessidade da contratação e do quantitativo solicitado.

 

4 – Especificação de objetivo divisível

Outro aspecto que merece uma análise aprofundada diz respeito à especificação de objeto divisível. De acordo com a súmula 247 do TCU, “é obrigatória a adjudicação por item, e não por preço global, nos editais das licitações para a contratação de obras, serviços, compras e alienações, cujo objeto seja divisível, desde que não haja prejuízo para o conjunto ou complexo ou perda de economia de escala, tendo em vista o objetivo de propiciar a ampla participação de licitantes que, embora não dispondo de capacidade para a execução, fornecimento ou aquisição da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a itens ou unidades autônomas, devendo as exigências de habilitação se adequarem a essa divisibilidade”.

Aliás, o PL n° 6.814/17, prevê no art. 36, § 2º, que na aplicação do princípio do parcelamento, referente às compras, devem ser considerados:

  • a viabilidade da divisão do objeto em lotes;
  • o aproveitamento das particularidades do mercado local, visando à economicidade, sempre que possível, desde que atendidos os parâmetros de qualidade;
  • o dever de buscar a ampliação da competição e de evitar a concentração de mercado.

Já o § 3º do PL prescreve que o parcelamento não será adotado quando:

  • a economia de escala, a redução de custos de gestão de contratos ou a maior vantagem na contratação recomendar a compra do mesmo item do mesmo fornecedor;
  • o objeto a ser contratado configurar sistema único e integrado e houver a possibilidade de risco ao conjunto do objeto pretendido;
  • o processo de padronização ou de escolha de marca levar a fornecedor exclusivo.

Essas orientações evidenciam que nas contratações de objetos divisíveis a regra geral é que a contratação seja feita por item, a fim de propiciar a ampla participação de interessados e seleção da proposta mais vantajosa. A contratação por lote ou preço global deve ser vista como medida excepcional, que necessita de robusta motivação (Acórdão n° 2901/16 – Plenário, TCU)

Ainda, com relação à especificação do objeto, merece destacar que a indicação de marca foi relativizada, pois é possível admití-la como forma ou parâmetro de qualidade, desde que seguida, necessariamente, das expressões “ou equivalente” e “ou de melhor qualidade”.

Mais uma vez, cumpre informar que o PL n° 6.814/17, acolheu essa orientação, tanto é que prevê no seu art. 37, § 4º, que no caso de licitação que envolva o fornecimento de bens, a Administração poderá excepcionalmente indicar marca ou modelo, desde que formalmente justificado, nas seguintes hipóteses:

I – em decorrência da necessidade de padronização do objeto;

II – em razão da necessidade de manter a compatibilidade com plataformas e padrões já adotados pela Administração;

III – quando determinada marca ou modelo comercializado por mais de um fornecedor for o único capaz de atender às necessidades da contratante;

IV – quando a descrição do objeto a ser licitado puder ser mais bem compreendida pela identificação de determinada marca ou modelo aptos a servir apenas como referência.

Por fim, é essencial que na definição do objeto se faça a adequação da necessidade aos novos parâmetros de sustentabilidade, orientação, também, abraçada pelo PL n° 6.814/17, que determina, na aferição da melhor proposta, o levantamento dos custos indiretos, relacionados com as despesas de manutenção, utilização, reposição, depreciação e impacto ambiental, entre outros fatores.

Com isso, dissemina-se a ideia de se considerar horizontes temporais maiores, por meio da análise do pós venda,  na busca do preço mais vantajoso para Administração.

 

5 – Definição do valor estimado da contratação

Em relação a este outro elemento melindroso do Termo de Referência, não encontramos na lei de licitações tratamento específico disciplinando sua feitura. Fato é que, já está consagrada a orientação de se ampliar e diversificar as fontes das informações coletadas, procedimento denominado vulgarmente de “cesta de preços aceitáveis” (Acórdão n° 265/2010 do TCU).

Com isso, é de se ter em conta, que a pesquisa mercadológica deve ser abrangente, efetiva e parametrizada, sendo recomendado consultar os seguintes métodos:

I – Painel de Preços, disponível no endereço eletrônico http://paineldeprecos.planejamento.gov.br;

II – contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços;

III – pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso;

IV – pesquisa com os fornecedores, desde que as datas das pesquisas não se diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias.

Aprofundando ainda mais nesta questão delicada da pesquisa mercadológica, o TCU, por meio da Portaria n° 128, apresentou as seguintes recomendações a serem observadas no dimensionamento econômico do objeto:

Art. 10. As pesquisas de preços no mercado poderão ser realizadas na internet, por telefone, via e-mail ou correspondência, em publicações especializadas, e pessoalmente junto a fornecedores por meio de representante da Administração do TCU, observadas as seguintes orientações:

I – no caso de pesquisa de preços realizada em lojas na internet, deverá ser juntada aos autos a cópia da página pesquisada em que conste o preço, a descrição do bem, e a data da pesquisa;

II – no caso de pesquisa de preços realizada por telefone, devem ser registrados e juntados aos autos o número do telefone, a data, o horário, o nome da empresa e das pessoas que forneceram o orçamento;

III – no caso de pesquisa de preços realizada por e-mail ou correspondência, deverão ser juntados aos autos o pedido e a resposta do fornecedor;

IV – no caso de pesquisa de preços em publicações especializadas, deverá ser juntada aos autos a cópia da capa e da página pesquisada ou, alternativamente, indicado o número da publicação e da página pesquisada;

V – no caso de pesquisas de preço pessoalmente realizadas junto a fornecedores por meio de representante da Administração do TCU, deverá ser juntado aos autos documento em nome da empresa, contendo a data, o nome e a assinatura do representante ou responsável pelo fornecimento do preço.

Tem alguma dúvida ou sugestão para acrescentar às dicas, deixe seu comentário abaixo. Caso queira aprofundar ainda mais sobre as melhores práticas para a elaboração correta do documento, conheça o nosso curso in company de Termo de Referência. Você também pode entrar em contato e solicitar uma proposta para levar o treinamento ao órgão em que trabalha.

 

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